Le dossier étudiant maintenant accessible sur Internet

Prochaine étape: l'inscription.

Pour les besoins de la démonstration, Alexandre Parent, étudiant en sciences biologiques, a consulté son dossier personnel en présence du registraire Fernand Boucher, de la vice-rectrice Claire McNicoll et du recteur Robert Lacroix.

Les étudiants de l'Université de Montréal ont maintenant accès à leur dossier personnel sur Internet.

Le deuxième volet du "Guichet étudiant", toujours accessible à partir de la page d'accueil du site Web de l'Université, est en effet fonctionnel depuis mercredi dernier; il donne accès au bulletin, aux résultats d'évaluation de chaque cours et au relevé de compte de l'étudiant.

L'entrée en fonction de ce service reflétait suffisamment d'importance aux yeux de la direction pour que le recteur Robert Lacroix en fasse lui-même une démonstration publique dans les aires attenantes à la cafétéria du Pavillon 3200 Jean-Brillant la journée même de son activation.

"Nous avons enfin un vrai service à offrir aux étudiants", déclarait pour sa part le registraire, Fernand Boucher, manifestement satisfait d'avoir livré les deux volets du "Guichet étudiant" dans les délais annoncés. Le premier volet, comprenant la liste des programmes, la description de chaque cours, toute l'information nécessaire à l'admission et même le téléchargement de formulaires de demande d'admission, était en fonction en septembre dernier, tel qu'il avait été prévu dans l'échéancier du Registrariat.

Le dossier étudiant
L'étudiant peut ainsi consulter directement le bulletin de notes de chacun des programmes où il s'est inscrit depuis l'automne 1988. "Ce bulletin est une copie conforme du bulletin original, mais il ne constitue pas un document officiel, précise Fernand Boucher. Le bulletin officiel doit être imprimé sur le papier prévu à cette fin et être marqué du sceau de l'Université."

Le site permet également de consulter les évaluations obtenues pour chacun des cours suivis par l'étudiant depuis 1996. La page présente le résultat de chaque élément entrant dans l'évaluation (examen de mi-session, examen final, travaux, etc.) dans la mesure bien sûr où les facultés fournissent cette évaluation détaillée. Le moment de la mise en ligne de cette information relève des facultés.

Finalement, l'étudiant pourra prendre connaissance de son relevé de compte afin de vérifier s'il est en règle ou en dette avec l'Université, et ce, pour les 12 derniers mois.

Puisque ce volet donne accès à des renseignements confidentiels, le service n'est accessible qu'à l'aide d'un numéro d'identification personnel (NIP). Tous les étudiants ont déjà reçu ou recevront sous peu un numéro leur permettant d'accéder au service. Lors de son premier branchement, l'étudiant doit remplacer le numéro reçu par un NIP qu'il crée lui-même.

Ce NIP sera fonctionnel pour une durée de un an, après quoi, pour des raisons de sécurité, l'étudiant devra le modifier. Si le NIP demeure inutilisé pendant plus de 10 mois consécutifs, il sera désactivé. Toujours pour des raisons de sécurité, le poste à partir duquel une connexion est effectuée sera débranché du service après 10 essais erronés.

Si le NIP est perdu, l'étudiant pourra toujours en obtenir un nouveau auprès de sa faculté.

Il est également possible de ne pas afficher les renseignements nominatifs, comme le nom et l'adresse, afin de protéger la confidentialité de l'information si le dossier est consulté ou imprimé dans un endroit public.

Troisième volet
"Ce service constitue l'élément préalable à la prochaine étape, qui sera l'inscription par Internet, indique Fernand Boucher. Pour qu'une telle opération soit possible, il faudra que les données telles que la date et le lieu des cours ainsi que le nom des professeurs attitrés soient établies de façon certaine, sinon, on se tire dans le pied. Le système devra pouvoir gérer les exigences de cours préalables ainsi que les conflits d'horaires pouvant résulter des choix de l'étudiant."

Le développement des services offerts sur Internet devrait permettre à l'Université de Montréal de rattraper le retard qu'elle affiche de ce côté par rapport à d'autres universités. Selon un sondage effectué par la firme SOM-bénéfice.net, 37000 internautes visitent le site de l'UdeM chaque semaine contre 112 000 pour celui de l'UQAM, où l'inscription aux cours par Internet est possible depuis quelques années déjà.

Ce troisième volet du service est prévu pour décembre 1999. Le défi de Fernand Boucher sera de livrer la marchandise une troisième fois dans les délais annoncés, et que le tout survive au bogue de l'an 2000.

Daniel Baril