FORUM - 14 FÉVRIER 2000

Un étudiant sur cent consulte l'ombudsman

Marie-José Rivest présente son premier rapport annuel, qu'elle intitule "Un regard neuf".

Au cours de la première année de son mandat, la deuxième titulaire du poste d'ombudsman à l'Université de Montréal ne s'est pas contentée de traiter les 442 demandes d'intervention qui lui sont parvenues. Marie-José Rivest a aussi procédé à l'élaboration d'un nouveau mandat et d'une philosophie d'intervention. Dans une entrevue qu'elle accordait à Forum en septembre dernier, elle expliquait comment elle s'est employée à "déjudiciariser" sa fonction.

Si l'ombudsman doit veiller à l'application de la charte, des statuts, des règlements et politiques de l'Université, elle peut, comme on sait, proposer la modification d'une règle qu'elle juge inappropriée.

La philosophie d'intervention de Mme Rivest va même un peu plus loin. L'ombudsman croit en effet qu'il est parfois de son devoir de suggérer de passer outre à l'application littérale d'une règle notamment pour des raisons humanitaires.

"Les normes qui visent à gérer des milliers de situations ne peuvent se permettre de prendre en compte une ou deux situations exceptionnelles qui pourraient éventuellement se présenter, écrit-elle dans son rapport. C'est pourquoi toute règle comporte, pour faire face à ces situations imprévues, l'octroi implicite d'une discrétion à la personne chargée de l'administrer, discrétion que l'ombudsman sollicite d'ailleurs à l'occasion."

Surtout aux cycles supérieurs
Au cours de l'année 1998-1999, quelque 442 personnes se sont adressées à l'ombudsman. Les demandes provenaient d'étudiants (363), d'associations étudiantes (5), du personnel ou de professeurs (45), de candidats à l'admission (16) et d'usagers de services (7). Les étudiants représentent plus de 80% de la clientèle, qui est à 62% féminine.

"La proportion des demandes au Bureau de l'ombudsman provenant des étudiants inscrits représente 1,1% (soit 348 sur 33 081) de l'ensemble de la clientèle de l'Université de Montréal", note Mme Rivest. Mais elle remarque que les étudiants aux cycles supérieurs sont proportionnellement plus nombreux à fréquenter son bureau que leurs collègues de premier cycle, soit 1,4% contre 0,9%, et que toutes les facultés y sont représentées en fonction du poids de leur clientèle étudiante.

Quant au petit nombre de demandes en provenance des professeurs (6), des chargés de cours (4) et du personnel (15), il s'explique par le fait que l'ombudsman doit refuser une plainte si le requérant dispose d'un autre recours en vertu d'une convention collective ou d'un protocole de travail. Ce sont d'ailleurs surtout les employés rémunérés à partir de fonds spéciaux (11), justement parce qu'ils n'ont pas d'autres recours, qui font appel à ses services.

Les questions financières et relatives à l'enseignement regroupent plus de 75% des demandes (338 sur 442) bien que les relations interpersonnelles constituent presque toujours une dimension de la situation, observe Mme Rivest. Mais on consulte aussi l'ombudsman pour des questions qui se rapportent aux relations avec les services, à l'application des règlements disciplinaires, aux droits et libertés de la personne, à la propriété intellectuelle, etc.

Consultations
Au premier cycle, ce sont surtout les questions d'évaluation qui font problème (délais de révision, refus de procéder à la mise sur pied d'un comité de révision exceptionnelle, conditions d'obtention d'un examen différé et évaluation des stages), alors qu'aux cycles supérieurs on se préoccupe d'abord des questions d'encadrement. Quant aux questions financières, elles ont trait aux modalités de retrait de l'assurance médicale et dentaire de la FAECUM, aux abandons sans frais et aux prêts et bourses.

L'ombudsman a donné cette année 235 consultations et reçu 192 plaintes, dont 151 étaient fondées. Dans bien des cas, la personne ne désire qu'une information (ex.: "Existe-t-il une entente-cadre en matière de propriété intellectuelle dans mon unité?"), dans d'autres "elle veut simplement exposer sa situation, discuter avec l'ombudsman de la légitimité de sa demande, des différentes options qui s'offrent quant à celle-ci et de l'opportunité d'entreprendre des démarches pour tenter de régler la situation", constate Mme Rivest. Il arrive même que des cadres académiques la consultent au sujet de difficultés éprouvées par leurs étudiants.

L'encadrement aux cycles supérieurs et la révision de l'évaluation ont attiré l'attention de l'ombudsman de façon particulière au cours de l'année 1998-1999 (voir ci-contre). Elle s'est aussi attardée au processus d'admission à la Faculté de médecine, mais des mesures ont déjà été prises pour régler la situation.

Marie-José Rivest se réjouit d'avoir pu résoudre la presque totalité des questions soumises à son attention au cours de la première année de son mandat. En guise de conclusion, elle invite toutefois la communauté, du professeur à l'employé en passant par la direction, à contribuer à l'amélioration de la justice et de l'équité dans l'ensemble des activités de l'Université.

Au cours de l'année 1999-2000, l'ombudsman veut notamment mieux faire connaître son bureau et améliorer le service à la clientèle. Elle compte s'intéresser particulièrement aux problèmes causés par l'application de la réglementation relative aux droits de scolarité différenciés pour

les Canadiens non-résidents du Québec ainsi qu'aux difficultés qu'éprouvent les personnes munies de certificats de fin d'études ou titulaires de diplômes étrangers qui désirent poursuivre leurs études à l'Université de Montréal.

Françoise Lachance

On peut obtenir le rapport annuel de l'ombudsman en s'adressant à son bureau: (514) 343-2100.

Aide financière et statut d'étudiant à plein temps

À l'Université de Montréal, plus d'un étudiant québécois à temps complet sur deux est bénéficiaire de l'aide financière. Pour se voir remettre son chèque ou son certificat de prêt aux trimestres d'automne et d'hiver, l'étudiant doit fournir la preuve qu'il est inscrit à temps complet. La preuve de cette inscription est fournie par le système de gestion informatique des dossiers académiques une fois que l'unité y a entré l'information comme quoi l'étudiant est bel et bien inscrit.

Si l'unité tarde à entrer l'inscription, l'étudiant ne peut toucher son aide financière. Si l'inscription à un des cours est annulée, il perd son statut d'étudiant à temps complet. Dans ce cas, il doit non seulement remettre le montant reçu pour le trimestre en cours, mais l'intérêt sur les prêts antérieurs commence à courir depuis la date de la fin du trimestre précédent et le remboursement sur le tout devient exigible six mois plus tard. L'annulation rétroactive du trimestre à la suite de l'exclusion du programme ou en raison de maladie entraîne les mêmes conséquences.

Au cours de l'année 1998-1999, plusieurs étudiants ont demandé l'aide de l'ombudsman pour accélérer le paiement de leur aide financière ou pour retrouver leur statut d'étudiant à temps complet perdu entre autres à cause de l'annulation d'un des cours auxquels ils étaient inscrits. Dans tous les cas, affirme Marie-José Rivest dans son rapport, ils n'avaient pas compris les conséquences de ces modifications sur leur aide financière.

En attendant le regroupement dans un seul lieu des différents services aux étudiants, ce qui facilitera grandement leurs démarches administratives, l'ombudsman fait les recommandations suivantes:

• que le personnel responsable de la gestion académique dans les unités se tienne à jour quant aux relations entre le processus d'inscription et le régime d'aide financière et qu'il prévoie des mécanismes pour informer l'étudiant des conséquences sur son aide financière de la perte de son statut d'étudiant à temps complet, et ce, avant qu'elle survienne;
• que le Bureau de l'aide financière poursuive la sensibilisation des unités académiques aux conditions d'attribution de l'aide financière et à l'admissibilité au régime;
• que l'Université favorise la collaboration entre les unités académiques, la Section des droits de scolarité et le Bureau de l'aide financière.
  

L'équité pour les employés payés avec des fonds spéciaux

Les employés rémunérés à partir des fonds spéciaux ne bénéficient pas de la sécurité d'emploi puisque leur poste dépend du renouvellement d'une subvention. De plus, leur rémunération peut être fixée par le chercheur qui détient la subvention compte tenu de ses disponibilités financières.

Bien que ces éléments soient incontournables, d'autres peuvent être améliorés, écrit Marie-José Rivest dans son rapport annuel.

Les personnes rémunérées à même des fonds spéciaux qui se sont présentées au Bureau de l'ombudsman l'ont fait pour différents motifs: crainte que des transformations soient apportées à un poste en l'absence de son titulaire pour cause de maladie; inégalités salariales entre des postes de même niveau, à compétence et à expérience égales; fins de contrat jugées précipitées. D'autres voulaient de l'information sur le classement de leur poste, l'échelle salariale et les avantages sociaux s'y rattachant.

Après s'être penchée sur la question, l'ombudsman a découvert qu'en avril 1997 le Comité des personnels du Conseil avait adopté un rapport traitant de la situation des employés rémunérés à partir des fonds spéciaux en rapport avec la loi sur l'équité salariale que venait d'adopter le gouvernement du Québec. Ce document prévoyait une révision de tous les dossiers des membres du personnel rémunéré par des fonds spéciaux sur une période de trois ans afin de corriger les écarts de salaires et de rapprocher progressivement leur rémunération de celle du personnel rémunéré par des fonds courants.

"Près de trois ans plus tard, la situation demeure inchangée, constate Marie-José Rivest. Il y a toujours plus de la moitié des personnes rémunérées hors échelle à partir de fonds spéciaux, c'est-à-dire qu'elles ont, sauf quelques exceptions, des conditions salariales inférieures à celles s'appliquant au personnel régulier payé à partir de fonds courants."

Elle recommande donc:

• que l'Université se dote d'un nouvel échéancier réaliste visant à corriger les écarts salariaux;
• que l'Université fournisse aux membres du personnel rémunéré à même des fonds spéciaux une information plus complète quant à la description de leurs postes et à leurs conditions d'emploi, et ce, au moment de l'engagement.
  

Propriété intellectuelle et ententes-cadres

En décembre 1994, l'Université a adopté une politique sur la propriété intellectuelle. Cette politique dicte les grands principes et prévoit que les modalités d'application doivent être précisées et mises en place par les unités. Ces dernières avaient un an pour se doter d'une entente-cadre précisant les critères relatifs à la reconnaissance du caractère substantiel ou d'appoint de l'apport intellectuel, à la signature des publications, etc. La politique prévoit également que le directeur de l'unité doit remettre à chaque chercheur une copie de la politique et de l'entente-cadre.

Or, l'ombudsman a pu observer que plusieurs unités ne s'étaient pas encore dotées d'une telle entente.

"On comprendra aisément qu'un tel contexte ne favorise pas les discussions franches entre jeunes chercheurs et patrons, signale Mme Rivest. Un jeune chercheur à contrat peut ne pas se sentir à l'aise pour engager lui-même la discussion sur le sujet. Il est donc important de favoriser la circulation d'une information qui permet aux gens de connaître et de comprendre les règles du jeu en matière de propriété intellectuelle dans leur secteur disciplinaire et de pouvoir vérifier par eux-mêmes, dans un premier temps, si elles semblent avoir été respectées."

Elle encourage donc le vice-rectorat à la recherche à poursuivre les démarches auprès des unités afin que chacune d'elles adopte, dans les plus brefs délais, une entente-cadre en cette matière. Elle demande également à l'Université de favoriser la circulation de l'information et la discussion en matière de propriété intellectuelle.

Politique d'encadrement aux cycles supérieurs...

Les principaux problèmes soulevés quant à l'encadrement aux cycles supérieurs concernent la fréquence des rencontres entre l'étudiant et son directeur de mémoire ou de thèse, son lien d'interdépendance avec ce dernier, les difficultés de communication et la propriété intellectuelle, situation qui se complexifie quand une des parties veut mettre fin à cette relation professeur-étudiant, signale l'ombudsman dans son rapport annuel.

"En fait, quand un étudiant connaît une difficulté avec son superviseur, il consulte l'ombudsman sans désirer que ce dernier intervienne, à tout le moins au départ, explique Marie-José Rivest. Il veut simplement se renseigner, discuter des difficultés éprouvées et des différentes options qui s'offrent à lui pour tenter de les résoudre. Tous préfèrent agir seuls. Certains reviennent plus tard, après avoir constaté leur incapacité à régler leurs difficultés. Quand l'ombudsman intervient, c'est généralement que la relation professeur-étudiant est compromise ou que l'étudiant a subi un échec à l'examen de synthèse ou au moment du dépôt de la thèse. À ce moment, les solutions, lorsqu'elles existent, sont coûteuses: s'il est possible de changer de directeur, d'unité ou même d'université, cela entraîne, d'habitude, la reprise de cours et d'examens, ou à tout le moins la prolongation des études et des frais supplémentaires."

Mme Rivest croit qu'avec des moyens appropriés il est possible de diminuer le nombre de cas, de déceler plus rapidement les situations problématiques et de s'assurer, au départ, de la compatibilité du duo professeur-étudiant.

Comme outil de prévention, elle recommande l'implantation, à brève échéance, d'une politique des études aux cycles supérieurs qui incluerait des dispositions relatives à l'encadrement, comme il en existe déjà dans d'autres universités.

... et révision de l'évaluation
Si le règlement pédagogique cadre prévoit que l'étudiant a un délai de 15 jours pour faire une demande de révision de l'évaluation et un délai équivalent pour soumettre une demande de révision exceptionnelle, la réglementation ne prévoit aucune échéance de réponse à cette demande de la part du professeur ou de la direction de l'unité. Mme Rivest recommande donc de revoir la procédure de révision de façon à corriger cette situation.

Elle recommande également une reformulation de l'article 7.9 du règlement pédagogique cadre en ce qui a trait à la révision exceptionnelle "de manière à refléter et à assurer un plus juste équilibre entre la présomption que la correction a été bien faite par l'enseignant et le droit de l'étudiant à une évaluation juste".

L'ombudsman fait cette recommandation parce qu'elle a été invitée à intervenir à la suite du refus de certaines unités de mettre sur pied un comité de révision exceptionnelle. La lourdeur du mécanisme et le fait que "l'acceptation d'une demande de révision exceptionnelle est souvent perçue par la direction de l'unité comme comportant un blâme implicite à l'intention de l'enseignant" semblent, estime-t-elle, nuire à la reconnaissance du droit de l'étudiant à une révision.