La Division des archives sur le Web

Si beaucoup de gens connaissent l'existence de la Division des archives de l'Université, moins nombreux sont ceux qui ont une idée claire de l'étendue de son mandat et de l'aide qu'elle peut leur apporter. C'est précisément pour promouvoir ses services et mieux se faire connaître de la communauté universitaire, et de la population en général, que la Division vient de lancer son tout nouveau site Web (http://www.ARCHIV.UMontreal.ca/).

Les chercheurs y trouveront maints renseignements pratiques concernant la salle de consultation des archives et les instruments de recherche mis à leur disposition. Ils auront également accès à la liste des fonds institutionnels et privés qui sont conservés à la Division ainsi qu'à une description sommaire de plusieurs d'entre eux. Éventuellement, la Division compte ajouter à son site le texte intégral d'instruments de recherche complets. Plus qu'une simple source d'information, le site est donc un outil de travail pour le chercheur. Il lui permettra d'économiser temps et énergie, lui donnant la possibilité de préparer ses visites à la salle de consultation et lui évitant dans certains cas des déplacements inutiles.

Le mandat de la Division est loin de se limiter à la conservation, au traitement et à la diffusion des archives historiques de l'Université. Un des principaux rôles de la Division est d'aider les unités, services, facultés, écoles, départements et autres instances administratives de l'Université à gérer de façon efficace leurs documents. Une section importante du site est consacrée aux services qu'elle offre à l'administration. L'information qu'elle contient intéressera autant les administrateurs et les cadres qui doivent gérer les documents de leur unité que le personnel de secrétariat qui doit en assurer la gestion quotidienne. Ils pourront prendre connaissance des multiples outils et services mis en place par la Division pour apporter des solutions aux problèmes de repérage des documents et de manque d'espace que rencontrent les unités. Le calendrier de conservation, le guide de classification ainsi que la possibilité de transférer et de rappeler des documents en sont des exemples. Le site comprend le nom et les coordonnées de toutes les personnes-ressources avec qui communiquer pour obtenir les renseignements désirés.

Ce nouveau site Web fait également mention d'autres services offerts par la Division à la communauté universitaire. Les professeurs-chercheurs de l'Université apprendront notamment qu'un service de gestion et de garde de leurs documents est mis à leur disposition. On y retrouve aussi un certain nombre de conseils, notamment en ce qui a trait à la préservation et à la conservation des mosaïques étudiantes.

Le site est également accessible à partir de la page d'accueil de l'Université en choisissant l'option «Services administratifs» ainsi qu'à partir du site du Secrétariat général, dont relève la Division des archives. Le site de la Division des archives, un site à mettre dans ses signets, car la mémoire, ça s'organise.

Source: Division des archives