Safari-paperasse

Le Service des archives traque les documents, partout où ils se trouvent...

C'est le monde à l'envers au Service des archives. Le personnel est parti en safari-paperasse dans tout le campus. Résultat, la collecte et le traitement des données se portent bien et l'on a constaté que les unités conservent en moyenne 53 % de documents en trop.

«C'est un chiffre qui ne nous surprend pas, indique d'entrée de jeu Jean-Yves Rousseau, directeur du Service. Notre but, en accroissant notre présence dans les unités, c'est d'aider le personnel et de lui donner des indications sur ce qui doit et ne doit pas être conservé dans l'avenir. Si cela a fait augmenter notre besoin d'espace, nous avons contribué à libérer et à récupérer des locaux dans les départements.»

Ce déplacement du Service des archives vers les départements a démarré dans le cadre de l'opération MARC (Mise en application des règles de conservation), un plan quinquennal qui prévoit un ratissage complet de l'Université pour traquer le moindre document à conserver et pour mieux coordonner les échanges. On en est à l'an II du plan.

«Certains départements sont très ouverts, d'autres plus réticents et d'autres encore ne veulent même pas nous recevoir, dit M. Rousseau, qui n'entend pas jouer au policier archiviste. Et pourtant, nous avons retracé des documents importants jusque dans des baignoires!»

L'initiative répond également à la volonté du Service de privilégier avant tout les archives propres à la communauté de l'Université de Montréal. Sans négliger les dons extérieurs, qui constituent un élément majeur du fonds (pensons à la collection Baby), le directeur Rousseau estime qu'il est temps de se tourner «vers l'interne» où, d'ailleurs, dorment quelques trésors.

Dans la foulée du programme MARC, on a instauré des services de gestion (conseils, conservation et consultations) pour les professeurs et les chercheurs. Au lieu d'attendre qu'ils prennent leur retraite pour les solliciter, on intervient tout de suite, ce qui a le grand avantage de faire pleinement participer au tri de leurs documents personnels les personnes intéressées.

C'est par l'instauration de cette politique que le Service a constitué le fonds des archives de Maryvonne Kendergi, musicologue et professeure émérite à la Faculté de musique. Pour l'Université de Montréal, il s'agit là d'une précieuse acquisition compte tenu de la réputation internationale de Mme Kendergi.

Mieux, cette enseignante a conservé une masse inimaginable de documents, tant écrits que sonores ou iconographiques. Sa maison, paraît-il, est un Klondike pour archivistes.

«Mme Kendergi vit dans ses archives, dit Jean-Yves Rousseau. Nous avons signé avec elle une entente selon laquelle elle cède ses documents. Elle commence à nous les envoyer et nous travaillons ensemble pour tracer les grandes lignes de ce qui doit être conservé.»

Ce fonds, occupant 4,17 mètres de rayonnage, est appelé à être consulté par des chercheurs tant du Québec que du monde entier, prévoit le directeur Rousseau, qui ajoute qu'une quinzaine de professeurs et de chercheurs ont signé des accords avec le Service des archives depuis le début du programme.

Actuellement, le Service des archives gère 25 kilomètres de documents de toutes sortes dont 1,2 kilomètre sont destinés à la conservation permanente. Ils sont répartis dans 600 fonds institutionnels et 260 fonds et collections privés. L'an dernier, 632 demandes de recherche ont été faites et leur nombre va en s'accroissant.

M. Rousseau rêve du jour où disparaîtra le cliché faisant uniquement des archives de vieux papiers sur lesquels s'accumule la poussière, dans des endroits sombres et mal aérés.

«Les archives constituent l'ensemble des documents produits par une personne physique ou morale dans sa vie. Il y a une progression dans ces papiers qui forment une banque d'informations authentiques et uniques servant à toutes les sauces», dit-il.

L'an dernier par exemple, les archives de l'Université ont été consultées pour l'émission d'un timbre-poste sur Édouard Montpetit, la reconstitution de l'histoire de la Faculté de théologie, la rédaction d'une demi-douzaine de livres, le tournage d'une émission biographique sur Maryvonne Kendergi par TV5, une exposition du Centre de la montagne qui a lieu cet automne, etc.

Le souhait de M. Rousseau se réalisera-t-il? Probablement pas. Ce n'est pas par malice mais, règle générale, quand on leur parle d'archives, les gens ont... la mémoire courte!

André Duchesne

Des archives d'Alice Parizeau retracées

Loin d'être constamment en compétition, les services d'archives des différents établissements savent reconnaître leurs spécialités et échangent ou se cèdent à l'occasion de précieux documents.

C'est ainsi que le Service des archives de l'Université de Montréal est en voie de récupérer une partie des archives de la romancière et professeure de criminologie Alice Parizeau par le biais des Archives nationales.

«Jacques Parizeau a convenu avec les Archives nationales qu'il leur céderait ses papiers personnels. Or, on s'est aperçu que des documents de sa femme étaient mélangés aux siens», explique Jean-Yves Rousseau, directeur du Service des archives de l'Université.

Comme les copies corrigées de cinq des romans de l'auteure des Lilas fleurissent à Varsovie et de La charge des sangliers se trouvent déjà dans le fonds Famille Parizeau à l'U de M, les Archives nationales ont jugé adéquat de lui céder leurs documents.

Jacques Parizeau aidera le Service des archives à faire le tri dans les papiers de sa première femme, maintenant décédée.

Dans le même esprit, M. Rousseau mentionne que, s'il recevait une proposition pour la cession d'archives musicales se rapportant au jazz, il dirigerait la personne vers le service des archives de l'Université Concordia, spécialisé dans ce domaine.

Tous les chercheurs profitent de cette collaboration puisque les archives d'un domaine commun se retrouvent ainsi concentrées au même endroit.

A.D.