Renouvellement
des systèmes d’information de gestion
Depuis l’automne
1999, l’Université de Montréal s’interroge
sur l’avenir de ses systèmes d’information de gestion,
dont certains ont été conçus dans les années
70. Compte tenu de leur vétusté, la nécessité
de leur renouvellement ne fait pas de doute. Dans la foulée
de la création de la Direction générale des technologies
de l’information et de la communication (DGTIC), un groupe de
travail ad hoc, PIGE (pour Projet d’information de gestion
efficace), dirigé par Pierre Bordeleau, vice-recteur adjoint
aux technologies de l’information et de la communication, a été
mis sur pied. Le personnel du PIGE, assisté de consultants
externes et avec la collaboration d’experts des diverses unités
de l’Université, a effectué un inventaire systématique
de tous les processus administratifs dans les secteurs pédagogique,
des finances et des ressources humaines. Une attention toute particulière
a été accordée au domaine pédagogique,
qui est au cœur de la mission de l’Université.
La décision de l’Université
À la lumière des différentes analyses et recommandations
du PIGE, la direction de l’Université a décidé
d’aller de l’avant avec le projet de renouvellement de nos
systèmes d’information de gestion. Le 23 mai dernier,
Pierre Bordeleau était invité par le recteur Robert
Lacroix à présenter, aux doyens et directeurs de service,
le plan de ce projet. Il a annoncé, pour novembre prochain,
le début de l’implantation des modules Ressources humaines
et Paie, qui devraient être mis en production en février
2003, suivis de l’implantation des modules Finances et Approvisionnements
à compter de janvier 2003, et ce, jusqu’en juin 2004.
Si l’implantation de ces modules se déroule comme prévu
et si tout va bien sur le plan financier, l’implantation du module
pédagogique débutera dès juin 2004 pour une mise
en production à l’automne 2006.
Le directeur des finances, André Racette, a tenu à préciser
aux doyens et directeurs de service que le montage financier prévu
ne mettait pas en péril la santé financière de
l’Université, puisque le financement et la réalisation
du projet sont étalés sur plusieurs années. Il
va de soi que la direction de l’Université fera des démarches
à Québec pour convaincre le gouvernement de participer
au financement du projet.
Appels d’offres
Le Comité exécutif de l’Université a adopté
le plan général de même que le montage financier
de la première phase du projet, autorisant la publication prochaine
d’un appel d’offres public en direction des grands fournisseurs
de progiciels, qui sera suivi d’un second appel d’offres
destiné à sélectionner une firme de consultants
qui aidera le personnel de l’Université à réaliser
l’implantation des modules du progiciel. Des spécialistes
des divers domaines de l’Université seront appelés
à participer à la sélection du fournisseur ERP
(Enterprise Ressource Planning).
Révision des processus
Ce projet de renouvellement de nos systèmes est d’abord
et avant tout un projet de révision de nos processus de gestion,
dont les objectifs sont de mieux répondre aux besoins de nos
clientèles et de nos partenaires, de mieux planifier, de mieux
gérer et de mieux rendre des comptes. De plus, il s’agit
d’être en mesure de mieux communiquer et d’interagir
en ligne avec nos étudiants, notre personnel, nos partenaires
d’enseignement, de recherche et d’affaires et nos diplômés,
en nous alignant sur les standards et les meilleures pratiques en
matière d’infrastructures et de systèmes d’information
de gestion en enseignement supérieur.
Un projet institutionnel
Enfin, le recteur a insisté sur le fait qu’il s’agit
d’un projet institutionnel. Toutes les unités et tous
les services doivent se sentir concernés, puisque c’est
la vie administrative de l’Université qui est en jeu.
Il appelle à de nécessaires collaborations. Plusieurs
de nos meilleurs spécialistes seront invités à
faire partie de l’équipe PIGE d’implantation. Des
mesures seront prises pour éviter de nuire aux activités
de gestion des unités qui délégueront du personnel
au PIGE. Tout au long du projet, la communauté universitaire
sera informée de son évolution par un bulletin imprimé
et électronique, par des conférences et par des ateliers
de formation et de démonstration.
Le projet PIGE constitue une autre preuve que notre université
n’a pas peur de se lancer dans de grands projets. La direction
est persuadée du succès de l’entreprise en raison
de la grande qualité et du professionnalisme de tout son personnel.
La version intégrale de ce communiqué est publiée
sur le Web et annoncée sur la page d’accueil de l’Université
de Montréal.
Source: DGTIC.