Le Guichet étudiant finaliste aux OCTAS
«C’est une reconnaissance de l’industrie», disent les responsables.

Le Guichet étudiant a nécessité quelque 6000 jours-personnes de travail. Mais cet effort est récompensé par une nomination aux OCTAS, les prix de la Fédération informatique du Québec.

Le Guichet étudiant, auquel travaille depuis quatre ans une équipe du Registrariat et de la Direction générale des technologies de l’information et de la communication (DGTIC), représentera l’Université de Montréal au gala des OCTAS de la Fédération informatique du Québec, le 16 juin prochain. Le site Web utilisé quotidiennement par des milliers d’étudiants (http://www.etudiant.umontreal.ca/) est en lice dans la catégorie «gestion du changement», qui compte un seul autre finaliste, Versus informatique, avec un projet en commerce électronique réalisé pour l’Ordre des comptables en management agréés.

«C’est pour nous une reconnaissance formidable, s’enthousiasme le registraire Fernand Boucher. On dit parfois que les choses n’avancent pas vite dans les universités. Cette nomination prouve que nous pouvons mener à bien des projets pertinents et efficaces.»

Michel Vanier, directeur général adjoint de la DGTIC, rappelle que le Guichet étudiant est une initiative de longue haleine, lancée dans un contexte de compressions budgétaires. «Ça fait plaisir de voir que l’industrie reconnaît la qualité du travail d’une équipe qui a consacré environ 6000 jours-personnes à un projet qui fonctionne très bien.»

On peut dire, en effet, que le Guichet étudiant a atteint sa vitesse de croisière car, un an après l’instauration de l’inscription en ligne, les transactions ne provoquent aucun problème majeur.

59 % d’utilisateurs
Si l’Université de Montréal n’a pas toujours été à l’avant-garde sur le plan de l’informatisation des services, elle a pris une longueur d’avance en implantant le Guichet étudiant en 1997. Le site donne accès à l’annuaire des cours et des programmes, en plus de permettre l’admission et l’inscription.

On y retrouve les règles générales à respecter et la procédure à suivre pour être admis dans un programme, les modalités de l’analyse du dossier d’admission et les divers formulaires à remplir, dont un formulaire en ligne qui permet d’acheminer une demande d’admission à distance. Pour cette façon de procéder, en utilisant un numéro d’identification personnel (UNIP), l’usager peut suivre sa demande d’admission.

L’UNIP permet aussi à l’étudiant de consulter son dossier, ses résultats obtenus aux cours, son bulletin de notes et son état de compte relatif aux droits de scolarité. Il peut même demander au Registrariat la préparation de documents tels que le bulletin de notes, l’attestation d’inscription, etc. Depuis décembre 1999, les nouveaux étudiants de plusieurs programmes ont la possibilité de faire leur inscription (compléter leur choix de cours) en ligne. Depuis mars 2000, le Guichet fournit la liste des programmes pour lesquels l’inscription et la réinscription en ligne sont possibles.

À ce jour, 59 % des 3500 étudiants de l’Université de Montréal ont utilisé le Guichet étudiant. En une seule journée, soit le 8 janvier dernier, on a enregistré 250 000 entrées. Cette pointe a d’ailleurs amené la DGTIC à installer un serveur plus puissant. Ces résultats dépassent largement les objectifs des organisateurs. «Quand nous avons lancé le Guichet, nous pensions pouvoir joindre 20 % des étudiants, 30 % dans le meilleur des cas, relate M. Boucher. Nous en avons atteint près du double.»

Que le site gagne ou non à la grande fête de l’industrie informatique du Québec, en juin prochain, il sera de toute façon en lice au concours du Canadian Information Productivity Award, qui regroupe les projets d’un océan à l’autre.

Tant M. Boucher que M. Vanier tiennent à souligner le travail de toute l’équipe, notamment des «pilotes» du projet, Véronique Vézina et Martine Lavallée, le chef de projet, Yvon Cyr et l'architecte du Guicher, André Clouâtre.

Mathieu-Robert Sauvé