La carte d’achats UdeM est déjà en vigueur

Depuis le 1er octobre, la Direction des finances émet les nouvelles cartes qui permettent l’achat en ligne pour les biens, les fournitures de bureau et le matériel n’excédant pas 2000$. Elles ne sont cependant remises qu’aux gestionnaires ayant rempli le formulaire d’adhésion et assisté à une séance de formation. Plus de 150 personnes ont participé aux séances d’information, qui ont eu lieu fin septembre. Soixante d’entre elles ont obtenu leur carte sur-le-champ.

Bien plus qu’une carte de crédit, cette carte d’achats permet de contrôler le montant de chaque transaction, le nombre d’opérations effectuées quotidiennement, les sommes dépensées par mois, le choix des fournisseurs ou le type de dépenses.

La carte, MasterCard, est émise par la Banque de Montréal et est associée au système «détails En-direct», qui simplifie la gestion des renseignements sur les achats. Tout titulaire de carte peut se brancher sur le site Web, examiner et modifier les détails de ses transactions, vérifier ses achats et en effectuer la ventilation comptable.

Économies en vue
La carte d’achats permet d’envisager de substantielles économies puisque la Direction des finances a traité en 1999-2000 au-delà de 75,000 demandes de paiement et produit plus de 18,000 bons de commande.

La carte d’achats est le premier jalon d’une politique visant à simplifier le processus d’approvisionnement pour les achats d’objets de peu de valeur et à favoriser la décentralisation. Sont admissibles les achats de moins de 2000$; les achats répétitifs sur commande ouverte de moins de 25,000$ par année; les achats courants comme les fournitures de bureau et de laboratoire, les logiciels, le matériel informatique, la documentation, les articles de quincaillerie et d’entretien ainsi que les frais de réparation. Ne le sont pas: les biens personnels; les contrats de service; les honoraires professionnels; les frais de réception, de représentation et de déplacement; les biens périssables et les matières dangereuses. Les achats effectués à partir du fonds d’immobilisations sont également exclus pour l’instant.

Seul le titulaire peut effectuer des transactions avec sa carte que ce soit par téléphone, par télécopieur, en personne ou par site transactionnel. Pour certains types de produits, des fournisseurs agréés sont désignés afin d’assurer un meilleur rapport qualité-prix. Ainsi, à la suite d’un appel d’offres, la firme Boulevard, produits de bureau (aussi appelée Corporate Express Canada), a été retenue à titre de fournisseur exclusif de l’Université de Montréal.

Les personnes désireuses d’en apprendre davantage sur l’utilisation de la carte d’achats peuvent s’inscrire à une séance de formation en remplissant le formulaire sur le site de la Direction des ressources humaines: <www.drh.umontreal.ca>, par courriel à: <formation@drh.umontreal.ca>, ou par télécopieur au 2265. On peut également obtenir des renseignements par téléphone au 6891.

Il y aura, les 23 et 24 octobre, des séances de formation sur le site transactionnel d’achat de fournitures de bureau. Information: 6836.

F.L.