FORUM - 5 JUIN 2000

Qualité de l'information et simplicité de l'accès

Tel était le mot d'ordre pour l'élaboration du Guichet étudiant.

Une quarantaine de personnes de plusieurs unités ont collaboré étroitement à la réalisation du Guichet étudiant.

Désormais, tous les étudiants de premier cycle des facultés de médecine, de théologie, de l'éducation permanente et des arts et des sciences, sauf ceux du mineur en arts et sciences, peuvent s'inscrire à leurs cours directement à partir d'un ordinateur relié à Internet.

"La principale étape du Guichet étudiant est terminée, signale la vice-rectrice à l'enseignement de premier cycle et à la formation continue, Claire McNicoll. Les prochains défis à relever sont, entre autres, de permettre l'affectation instantanée des locaux et de rendre accessible l'inscription en ligne à l'ensemble de l'Université."

Qu'est-ce que le Guichet étudiant? C'est un site qui regroupe de l'information essentielle tant pour les futurs étudiants que pour ceux actuellement inscrits à l'Université de Montréal et qui permet d'effectuer certaines transactions. Une visite du site (http://www.etudiant.umontreal.ca) permet aux utilisateurs de se familiariser avec les services.

Par exemple, les étudiants actuels peuvent, à partir de leur ordinateur personnel, consulter leur dossier, notamment leur bulletin de notes et l'état de compte relatif à leurs droits de scolarité. Ce service exige un numéro d'identification personnel (NIP) que le Registrariat communique à chaque étudiant admis à l'Université. Sans quitter son écran d'ordinateur, l'étudiant peut même commander des documents officiels (attestation d'inscription, diplôme obtenu, etc.).

Les candidats à l'admission ont, quant à eux, accès à l'annuaire des cours et des programmes de formation offerts par l'Université. Depuis décembre 1999, les futurs étudiants de plusieurs programmes ont aussi la possibilité de consulter divers documents relatifs aux règles d'admission et de soumettre une demande à distance. L'inscription en ligne prend non seulement en compte les choix de cours de l'étudiant, mais elle vérifie également son admissibilité en fonction des cours préalables et obligatoires. De plus, s'il y a des conflits d'horaires, l'étudiant en est aussitôt avisé.

"Les nouveaux étudiants qui ont fait leur inscription sur le Guichet en décembre dernier ont loué la qualité de l'information et la simplicité de l'accès, fait valoir Mme McNicoll. Près de 7000 étudiants se sont déjà inscrits dans plus de 3200 cours pour l'automne 2000 et l'hiver 2001 par le biais du Web. Et ce n'est pas fini."

Comme le souligne la vice-rectrice, un travail considérable a été réalisé par le Registrariat et la Direction générale des technologies de l'information et de la communication afin de combler le retard de l'Université en matière d'informatisation de la procédure d'admission et d'inscription. Mme McNicoll tient également à faire remarquer que, sans l'appui manifeste de toutes les unités d'enseignement, le résultat n'aurait pas été le même.

"Les responsables des programmes, enchaîne-t-elle, ont eu à définir, pour chacun des cours, les critères d'admissibilité. Cela n'est pas de tout repos, car l'accessibilité ne concerne pas que les cours préalables ou obligatoires. Elle inclut aussi l'échange de renseignements et de services entre les départements."

L'autre difficulté était d'arriver à concevoir un modèle d'inscription qui convienne à la quasi-totalité des programmes de premier cycle et qui respecte les caractéristiques particulières des facultés et des écoles. "Il ne s'agissait pas de transformer les programmes de formation pour répondre à des impératifs techniques, mais plutôt d'assurer une uniformisation informatique qui alllait correspondre à la réalité des programmes."

Une nuance de taille qui a fait du projet un succès. Outre l'engagement des unités, la collecte et l'analyse des données ont été assurées par l'agente d'inscription au Registrariat Véronique Vézina et la directrice du développement technologique de la Direction des ressources humaines, Martine Lavallée. Elles sont toutes deux membres du comité de pilotage responsable du Guichet.

Parmi les nombreuses autres personnes qui ont participé à ce projet: le registraire Fernand Boucher et son adjointe Josée Bourguignon, le chef de projet Yvon Cyr et ses collègues à la Direction générale des TIC Pierre Brady et Michel Vanier et, enfin, Nicole Duhamel Maestracci, adjointe à la vice-rectrice et porte-parole auprès du comité.

Dominique Nancy