FORUM - 15 MAI 2000

Bientôt l'achat en ligne

L'Université ferme progressivement ses magasins scolaires.

Jacques Gravel et Réjean Duval

Mais qu'on se rassure, la transition se fera en douceur et tous les employés concernés seront replacés dans d'autres fonctions, ont indiqué à Forum le vice-recteur exécutif adjoint, Jacques Gravel, et le directeur des entreprises auxiliaires, Réjean Duval.

Cette nouvelle politique d'achat sera implantée progressivement, en commençant par le Pavillon Marie-Victorin, qui fera bientôt l'objet d'un projet pilote, le magasin scolaire de ce pavillon ayant fermé ses portes en octobre dernier. Celui de la Faculté de médecine vétérinaire subira vraisemblablement le même sort l'automne prochain. Les commandes de fournitures scolaires se faisant par voie de réquisitions, ces dernières sont tout simplement acheminées à l'entrepôt du Pavillon principal.

"Mais les étudiants qui ont besoin de papier et de crayons pourront toujours s'approvisionner aux librairies, qui ne sont pas visées par cette réorganisation", insiste Réjean Duval. Quant à l'entrepôt du Pavillon principal, qui ne fait plus que de la vente dite "institutionnelle", il continuera de répondre aux réquisitions des unités tant que la nouvelle politique d'achat n'aura pas été implantée à la grandeur du campus.

Les majors des fournitures scolaires
"Nous avons constaté que, nos comptoirs n'étant plus en mesure d'offrir des prix compétitifs, les unités préféraient commander leur matériel chez de gros fournisseurs, signale Jacques Gravel. Que ça nous plaise ou non, nous sommes forcés de constater que des majors ont envahi le marché des fournitures de bureau et que, en raison de leur volume d'achat, leurs prix sont inférieurs de 10 à 15% par rapport à ce que nous pouvons offrir."

De plus, les Bureau en gros, Grant &Toy et compagnie possèdent un stock de produits très détaillé qu'on peut consulter sur leur site Internet. L'acheteur peut donc commander son matériel en ligne et le recevoir dans un délai de 24 à 48 heures.

Alors que l'Université doit tout faire pour soumettre les dépenses non directement reliées à l'enseignement au régime minceur, cette nouvelle politique d'achat constitue en quelque sorte un passage obligé, selon le vice-recteur exécutif adjoint.

La vente de fournitures scolaires s'avère déficitaire de plus de 100 000$ année après année. De plus, en commandant chez de gros fournisseurs, l'Université peut s'attendre à économiser encore 100 000$ puisque ces dépenses, qui s'élèvent à environ 800 000$ par année pour l'ensemble de l'Université, devraient diminuer de 10 à 15%.

Itinéraire d'une réquisition
Toutefois, la plus grosse économie pour l'Université est peut-être ailleurs, dans les coûts cachés du processus bureaucratique. Suivons simplement le cheminement d'une réquisition, par exemple, pour une boîte de 12 stylos-billes, qui coûte 3$.

Une secrétaire remplit une réquisition en quatre copies qui est ensuite acheminée à l'adjoint administratif de l'unité. Après les vérifications d'usage, ce dernier ira probablement la faire contresigner par son supérieur avant de la mettre dans le courrier-campus, qui l'enverra au magasin scolaire. Si le produit est en stock, un préposé remplit la commande et achemine la boîte de stylos-billes par camion, accompagnée de la réquisition. Celle-ci revient donc à son point de départ pour qu'y soit attestée la réception de la marchandise. La réquisition retourne au magasin scolaire, qui l'envoie à la Direction des finances, où un préposé enregistrera la transaction dans le système informatique de gestion financière. Arrivant enfin à l'étape ultime de ses pérégrinations bureaucratiques, la réquisition est retournée au magasin scolaire pour archivage.

La nouvelle procédure fonctionnera à partir de cartes d'achat institutionnelles. Il s'agit en somme d'une carte de crédit avec laquelle il sera possible d'autoriser des produits et d'en retrancher d'autres. Elle sera utilisable par Internet auprès de l'entreprise que l'Université aura choisie comme fournisseur privilégié par voie de soumission. L'employé, qui sera désigné dépositaire de la carte d'achat institutionnelle, n'aura donc qu'à se brancher et à remplir son panier de provisions virtuel comme cela se fait sur tous les sites de magasinage en ligne. La marchandise sera livrée le lendemain, accompagnée d'une liste des articles commandés et de leur prix pour vérification tandis que la facture ira directement à la banque, laquelle exigera d'être payée une seule fois par mois. L'Université n'aura donc à émettre qu'un seul chèque par mois au lieu de quelques centaines.

83$ pour un chèque
Combien coûte l'émission et le traitement d'un chèque dans un établissement comme l'Université de Montréal? Environ 83$, selon le directeur des finances André Racette, qui cite une étude faite par une institution financière.

"Cette façon de procéder permettra non seulement d'éliminer la circulation de documents, mais aussi d'effectuer un meilleur contrôle, observe Jacques Gravel. De plus, le fournisseur externe se chargera des écritures comptables, qui seront produites beaucoup plus rapidement."

Le vice-recteur exécutif adjoint entrevoit déjà le jour où cette politique d'achat sera appliquée aux fournitures de laboratoire, ce qui aurait également comme grand avantage de réduire le stock de produits toxiques, qui constituent un risque pour l'Université. Au lieu d'être entreposés en grande quantité, des produits seraient alors commandés selon les besoins. Il imagine également qu'elle pourrait être offerte aux chercheurs, qui l'utiliseraient pour acheter des produits chez les fournisseurs spécialisés.

"Nous pourrons aussi tenir une banque de données sur nos habitudes de consommation afin de pouvoir négocier de meilleurs contrats d'approvisionnement."

Pour en revenir à la première phase, il précise que son implantation à titre de projet pilote au Pavillon Marie-Victorin sera accompagnée de sessions de formation pour le personnel. On procédera ensuite de la même façon à Saint-Hyacinthe.

Si quelques postes seront éventuellement supprimés aux magasins scolaires, d'autres seront créés ailleurs, notamment dans les cafétérias, remarque Réjean Duval. Les Services alimentaires sont devenus une entreprise auxiliaire qui s'autofinance et qui commence même à réaliser des profits. Rappelons que l'Université en a repris la gestion il y a trois ans, après que plusieurs concessionnaires eurent échoué à les rentabiliser.

Françoise Lachance