Environnement sans paperasse
en optométrie

Un bon exemple d'économies grâce à l'informatisation.

L'informatisation de certaines fonctions administratives et pédagogiques semble être une success story à l'École d'optométrie. Non seulement s'agit-il d'un virage technologique réussi, malgré le lot d'incertitudes qu'un tel changement engendre, mais l'expérience est parmi celles où les économies de temps et de paperasse - donc d'argent - sont les plus évidentes.

«Notre personnel était à la limite de la saturation et il nous fallait augmenter notre efficacité pour mieux répondre aux besoins pédagogiques et aux besoins des patients sans ajout d'employés», explique le directeur de l'École, Pierre Simonet.

Élaboration d'horaires

La complexité de l'élaboration des horaires de cliniques pour les étudiants est à l'origine de la première phase d'informatisation, qui est maintenant bien rodée. Chacun des 40 étudiants doit consacrer plusieurs demi-journées de formation à chacune des 11 cliniques de l'École. «L'établissement de ces horaires était un véritable casse-tête et un bouffe-temps nécessitant parfois une journée de travail par semaine. Non seulement l'informatisation a facilité ce travail, mais elle permet d'assurer l'équilibre dans l'affectation des étudiants aux diverses cliniques en offrant une vue d'ensemble des patients rencontrés», note le directeur.

Le nouveau procédé permet de produire un horaire trois semaines à l'avance alors qu'il n'était auparavant disponible qu'au début de chaque semaine.

Les avantages ne s'arrêtent pas là. «Le même logiciel a permis d'éliminer les livres de rendez-vous, qui sont maintenant informatisés, ajoute Marc Melillo, ingénieur biomédical à l'École d'optométrie. Les étudiants peuvent d'ailleurs fixer eux-mêmes les prochains rendez-vous avec le patient, comme en milieu de travail, et ils inscrivent le diagnostic d'examen directement à l'ordinateur.»

Auparavant, le client devait revenir au comptoir et attendre qu'une préposée soit disponible pour prendre un rendez-vous, sans savoir s'il aurait affaire au même étudiant. Le système permet en outre aux cliniciens et aux professeurs d'entrer l'évaluation de l'étudiant dans un dossier informatisé. Finalement, l'informatisation des données permet de tenir des statistiques sur les caractéristiques et l'évolution de la clientèle.

L'École a investi quelque 90 000 $ dans ce virage coordonné par Pierre Fortier, directeur des cliniques. L'argent nécessaire a été puisé à même le fonds de développement de l'École. «Comme il était impossible de trouver sur le marché un système répondant aux besoins de 40 optométristes, il a fallu faire appel à une firme de concepteurs», souligne M. Melillo. En plaçant une annonce sur Internet, il est entré en contact avec une toute nouvelle firme, Scribe GDE, mise sur pied par deux diplômés du Département d'informatique et de recherche opérationnelle; leur travail avec l'École d'optométrie constituait leur premier contrat!

Collaboration des employés

L'opération a débuté il y a un an et le système est fonctionnel depuis avril dernier. «Ce n'est pas encore l'environnement sans papier, mais au moins c'en est un sans paperasse, ce qui permet de gagner énormément de temps», souligne Pierre Simonet, qui se réjouit par ailleurs de la collaboration du personnel de l'École.

Les responsables de l'opération ont d'ailleurs pris soin de consulter, tout au long de l'implantation du projet, les employés qui allaient avoir à travailler avec ce système. «L'opération s'est faite en douceur et, malgré les inquiétudes du début, les sourires sont revenus», constate le directeur.

«Si le personnel a été affecté, c'est de façon positive», soutient pour sa part Marc Melillo.

L'opération se poursuit avec la phase deux, qui devrait être amorcée en septembre. La prochaine étape visera l'informatisation des stocks, des formulaires de commande et de la facturation (on pourra notamment facturer directement à la Régie de l'assurance-maladie dans le cas des patients admissibles).

La comptabilité de l'École n'y échappera pas et son informatisation permettra d'éliminer là encore quantité de papiers, comme les coupons de caisse et autres paperasses. Les dossiers d'examen clinique ne contiendront que la fiche de diagnostic médical sans autre formulaire administratif.

«Cette opération fait partie de l'évolution de la clinique, reprend M. Simonet. Notre objectif est la recherche de l'excellence dans l'encadrement pédagogique et dans les services cliniques.»

La clinique d'optométrie, qui porte maintenant le nom de Clinique universitaire de la vision, entend d'ailleurs renforcer ses liens avec les milieux externes en offrant son expertise dans le diagnostic et le traitement de cas difficiles.

Daniel Baril